先日、テレビで上申書が読まれましたという報道がありました。また、裁判や行政手続きで「上申書を提出しました」という言葉を耳にすることがあります。しかし、「上申書って何？」という状態です。上申書という名前は聞いたことがありますが、詳しくは知りません。また、「意見書や嘆願書とどう違うの？」と疑問にも思います。そして、上申書・意見書・嘆願書は、いずれも「自分の考えや事情を伝える文書」です。しかし、目的や使われる場面、書き手の立場が異なるようです。
このブログでは、上申書・意見書・嘆願書のそれぞれがどのようなものなのか、上申書の意味や使い方、他の文書との違いについて調べましたので、以下に説明します。
意見書・嘆願書
嘆願書（たんがんしょ）
概要
- 意味：処分の軽減や配慮を求めるためものです。つまり、「お願い」の文書です。
- 目的：情状酌量や寛大な処分を求めます
- 使われる場面：
- 裁判で被告人の家族や友人が「寛大な判決」を求めます。
- 行政処分に対して「再考をお願いする」ケースもあります。
- 学校や職場で「退学・解雇の撤回」を求めます。
特徴
- 書き手は第三者です。例えば、家族、友人、支援者などです。
- 感情的・人間的な訴えが中心です。
- 法的効力はありません。しかし、裁判官や行政官の心証に影響することがあります。
上申書
基本的な意味
- 定義：自分より上の立場にある人や機関に対して書きます。そして、意見・事情・要望などを伝えるための文書です。
- 目的：状況の説明、謝罪、要望、意見表明などです。
- 提出先の例：
- 裁判所：裁判の進行に関する要望や事情説明をします。
- 警察：捜査協力や被害届に関する補足をします。
- 会社：人事異動、備品購入などの申請に使います。
- 登記所：相続や登記手続きの補足に使われます。
上申書の使われ方
- 裁判所：当事者や関係者が「事情説明」や「心情の訴え」をするために提出するものです。
- 例：被害者や遺族が加害者の処分に関する意見を述べます。もしくは、加害者側が謝罪の意を示します。
- 法的効力はありません。しかし、裁判官の心証形成に影響を与えることはあります。
- 会社：異動希望、業務改善提案などがあります。
- 行政手続き：登記や相続での補足説明などに使われます。
書き方のポイント
- 形式は自由：定型はありません。しかし、丁寧な文体が望ましいです。
- 構成例：
- 件名（例：「上申書」）
- 宛先（裁判所名、会社名など）
- 作成日・氏名・住所
- 本文（事情説明、意見、要望など）
- 結びの言葉（「何卒ご配慮のほどお願い申し上げます」など）
- 注意点
- 嘘や誇張は避けます。
- 感情的になりすぎないようにします。そして、冷静に事実を記述します。
- 誤字脱字に注意します。そして、読みやすい文章に整えます。
上申書と似た書類との違い
| 書類名 | 書き手 | 目的 | 主な内容 | 法的効力 |
| 上申書 | 当事者本人 | 事情説明・要望 | 事実・背景の報告 | なし |
| 意見書 | 専門家・関係者 | 判断材料の提供 | 客観的な見解 | 限定的 |
| 嘆願書 | 第三者 | 寛大な処分のお願い | 感情的な訴え・支援 | なし |
上申書は「自分の立場からの説明」するものです。そして、意見書は「専門的な見解」を述べるもの、嘆願書は「他者からのお願い」するものという違いがあります。
まとめ
ここまで上申書・意見書・嘆願書のそれぞれがどのようなものなのか、上申書の意味や使い方、他の文書との違いについて説明しました。また、上申書は「自分の立場からの説明」、意見書は「専門的な見解」、嘆願書は「他者からのお願い」という違いがありました。また、上申書は「声を届ける」ための大切な手段でした。特に、裁判や行政手続きなどで「自分の事情や思いを伝える」ための重要な手段でした。しかし、法的効力はありませんが、判断に影響を与えることもあります。そのため、目的に応じて、意見書や嘆願書との違いを理解し、適切な文書を選ぶ必要があります。
私は、これらの書類の持っている正確な意味することを知りませんでした。つまり、上申書が自分の立場、意見書が専門的な見解、嘆願書が他者からのお願いという書く人の違いがあることの認識はありませんでした。そして、届ける対象に違いがあることも知りませんでした。また、これらは書かなければならないと調べないということにも気が付きました。そして、これまで自分がこのような書類を書かなければならない状況になっていないことにも気づきました。
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